中國(guó)日?qǐng)?bào)網(wǎng)站消息：今天，越來(lái)越多的政府部門和企事業(yè)單位開(kāi)始重視并嘗試新聞發(fā)言人制度，以提升形象、擴(kuò)大知名度、以及遇到負(fù)面事件發(fā)生后進(jìn)行危機(jī)公關(guān)，將不良影響和損失控制到最低。
然而在中國(guó)，新聞發(fā)言人制度對(duì)相當(dāng)一部分部門來(lái)說(shuō)還是新鮮事物，許多部門和企業(yè)對(duì)新聞發(fā)布會(huì)如何操作，流程如何等等都很陌生，如什么情況下召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)呢？新聞發(fā)布會(huì)和記者招待會(huì)有區(qū)別嗎？新聞發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)哪些人參加？是否每次都要領(lǐng)導(dǎo)同志出席？新聞發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間如何選擇？記者如何邀請(qǐng)？發(fā)布會(huì)如何準(zhǔn)備？如何預(yù)測(cè)記者可能提出的尖刻問(wèn)題？新出爐的《外交部發(fā)言人揭秘》一書(shū)首次對(duì)以上問(wèn)題給出全面的解答。
該書(shū)作者，外交部新聞司參贊鄒建華長(zhǎng)期在外交部新聞司工作，曾長(zhǎng)期擔(dān)任新聞發(fā)布處領(lǐng)導(dǎo)工作。作為外交部發(fā)言人的參謀和主要助手，鄒建華曾協(xié)助過(guò)沈國(guó)放、崔天凱、唐國(guó)強(qiáng)、朱邦造、孫玉璽、章啟月、孔泉、劉建超等發(fā)言人工作，參與并負(fù)責(zé)組織了450多場(chǎng)外交部新聞發(fā)布會(huì)，目睹和親歷了中國(guó)政府對(duì)諸多重大國(guó)際、國(guó)內(nèi)問(wèn)題的對(duì)外表態(tài)過(guò)程，具有豐富的新聞發(fā)布操作和與媒體打交道的經(jīng)驗(yàn)。
一、 什么情況下需要舉行新聞發(fā)布會(huì)？
有些部門的新聞發(fā)布會(huì)是例行的，有固定的時(shí)間，如外交部新聞發(fā)布會(huì)，國(guó)臺(tái)辦新聞發(fā)布會(huì)，不存在考慮選擇什么時(shí)間舉行更合適的問(wèn)題。但如果不是例行的新聞發(fā)布會(huì)，就要考慮這一問(wèn)題了。
舉行新聞發(fā)布會(huì)的目的，一是本部門有新的舉措，希望媒體報(bào)道，以擴(kuò)大輿論影響，二是澄清事實(shí)，以正視聽(tīng)。如果沒(méi)有其他更好的新聞發(fā)布形式達(dá)到宣傳的目的，就應(yīng)該考慮舉行新聞發(fā)布會(huì)。新聞發(fā)布會(huì)的主題要突出，如果主題不明確，為開(kāi)而開(kāi)，是不可取的。有些部門和企業(yè)有時(shí)并沒(méi)有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，為顯示自己的存在，沒(méi)話找話，時(shí)不時(shí)地開(kāi)個(gè)發(fā)布會(huì)。這樣做，效果會(huì)適得其反。不要讓媒介感到參加本來(lái)可以由其他形式代替的新聞發(fā)布會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間。愛(ài)德曼國(guó)際公關(guān)公司執(zhí)行副總裁兼總經(jīng)理嘉斯夫認(rèn)為，是否召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)應(yīng)取決于是否值得召集各地記者跋涉而來(lái)。在碰到下面幾種情況下，一般可積極考慮舉行新聞發(fā)布會(huì)：
(1)重要會(huì)議結(jié)束前后。召開(kāi)重要會(huì)議，一定有很重要的內(nèi)容，或與民眾息息相關(guān)。會(huì)議前后舉行新聞發(fā)布會(huì)，加強(qiáng)與民眾的溝通，有助于得到民眾的支持和理解。
(2) 重要政策出臺(tái)時(shí)，舉行新聞發(fā)布會(huì)是必要的。重要的政策，絕大多數(shù)需要取得社會(huì)民眾的了解和認(rèn)同，政策的內(nèi)容需作廣泛宣傳。在新聞發(fā)布會(huì)上直接宣布新出臺(tái)的政策和措施，是最吸引記者的做法。過(guò)去，各部門的重大政策和措施，有時(shí)以會(huì)議形式發(fā)布，有時(shí)以文件形式發(fā)布，有時(shí)則通過(guò)官方媒體發(fā)布。其實(shí)，這些內(nèi)容大多有很高的宣傳價(jià)值，政策出臺(tái)前，宜仔細(xì)分析一下，用什么方式對(duì)外發(fā)布能發(fā)揮最大的宣傳效益。如果只用官方傳媒對(duì)外發(fā)布的形式，外國(guó)記者會(huì)認(rèn)為得到的是第二手資料，報(bào)道的興趣會(huì)受影響，報(bào)道的傾向和詳細(xì)程度也會(huì)打折扣�？煽紤]把大部分即將出臺(tái)的政策拿到新聞發(fā)布會(huì)上公布。這樣做絲毫不會(huì)影響官方傳媒的權(quán)威，外國(guó)記者也覺(jué)得享有了同等的優(yōu)先權(quán)。
(3) 謠言橫行時(shí)。 如果社會(huì)上的謠傳涉及自己的部門，這時(shí)可選擇的方法之一，就是舉行一次或多次新聞發(fā)布會(huì)，既可辟謠，又可系統(tǒng)充分地發(fā)布正面信息，解惑釋疑。
(4) 出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)。突發(fā)事件包括突然發(fā)生的重大的政治社會(huì)事件、社會(huì)沖突、惡性事故、涉外和涉臺(tái)港澳事件等。一般而言，突發(fā)事件做到及時(shí)向媒體通報(bào)，利大于弊。在國(guó)外，由于政治經(jīng)濟(jì)的原因，任何突發(fā)事件發(fā)生后，都必須把面對(duì)傳媒與處理事件一并考慮，把事件真相及時(shí)告訴公眾，否則將承受巨大的壓力。
二、新聞發(fā)布有哪些形式？
新聞發(fā)布的形式有主動(dòng)和被動(dòng)發(fā)布、正式和非正式之分。
(一)主動(dòng)發(fā)布新聞?lì)櫭剂x就是主動(dòng)對(duì)外發(fā)布消息，如發(fā)表政府聲明、外交部聲明、外交部發(fā)言人談話等，被動(dòng)發(fā)布主要指應(yīng)詢回答記者提問(wèn)。
(二)正式發(fā)布新聞就是通過(guò)一種正規(guī)的方式傳達(dá)信息。方式主要有：
1、新聞發(fā)布會(huì)。這是使用最多的一種新聞發(fā)布形式。一般的做法是：在一個(gè)大廳或?qū)ｉT的新聞發(fā)布廳內(nèi)，主持人和發(fā)言人都在主席臺(tái)上就座，先由主持人作開(kāi)場(chǎng)白，然后發(fā)言人先發(fā)布新聞，再回答記者提問(wèn)。被主持人允許提問(wèn)的記者，一般要求通報(bào)記者代表的新聞機(jī)構(gòu)。外交部新聞發(fā)布會(huì)過(guò)去采用這一形式。但現(xiàn)在流行一種新的做法，即不設(shè)主持人，發(fā)言人自己上臺(tái)發(fā)布新聞，自己點(diǎn)記者。不設(shè)座席而改為立式發(fā)布臺(tái)�，F(xiàn)在外交部新聞發(fā)布會(huì)和國(guó)臺(tái)辦新聞發(fā)布會(huì)都采用這一形式。
2、記者招待會(huì)。記者招待會(huì)是一種更正式的、更大范圍的發(fā)布新聞方式。在新聞發(fā)布廳內(nèi)或更大的大廳舉行，一般要設(shè)主持人和主席臺(tái)。先由主持人作開(kāi)場(chǎng)白，簡(jiǎn)單介紹被邀請(qǐng)的來(lái)回答記者問(wèn)題的客人的身份和背景，然后由客人回答記者的提問(wèn)。記者招待會(huì)上一般不先發(fā)布新聞。記者招待會(huì)的優(yōu)點(diǎn)是，可以更正式地、更權(quán)威、更大影響地對(duì)外傳播信息。
3、 網(wǎng)上發(fā)布新聞和網(wǎng)上在線交流。這是一種全新的新聞發(fā)布形式。隨著網(wǎng)絡(luò)的影響越來(lái)越大，通過(guò)網(wǎng)上發(fā)布新聞、網(wǎng)上論壇和網(wǎng)上在線交流等形式，闡述政府政策和立場(chǎng)的做法越來(lái)越常見(jiàn)。外交部新聞司經(jīng)常請(qǐng)部領(lǐng)導(dǎo)和各司局負(fù)責(zé)人與網(wǎng)友就熱點(diǎn)問(wèn)題和群眾關(guān)心的問(wèn)題交談，回答提問(wèn)。
4、冷餐會(huì)或酒會(huì)。這一形式可以單獨(dú)使用，也可與新聞發(fā)布會(huì)或記者招待會(huì)合并使用。通過(guò)這一形式，可以輕松地將有關(guān)想發(fā)布的信息傳達(dá)出去。
5、接受記者單獨(dú)專訪或多家聯(lián)合采訪。采用這種形式是為了透露重要信息，擴(kuò)大影響。一般挑選影響比較大的媒體。另外，領(lǐng)導(dǎo)人出訪前，為了營(yíng)造聲勢(shì)，也采用這一方式，接受往訪國(guó)家重要媒體的采訪。
6、發(fā)送新聞稿。 在國(guó)外，向新聞機(jī)構(gòu)發(fā)送新聞稿是政府部門和大公司為爭(zhēng)得新聞界的支持、利用新聞界宣傳自己的常見(jiàn)形式。一般做法是，把具有新聞性的信息，由專門人員寫成新聞稿，以傳真、電子郵件等方式，傳送給新聞界，請(qǐng)新聞界發(fā)表或在撰寫新聞時(shí)參考。 撰寫新聞稿需注意幾個(gè)基本要求：
(1)、內(nèi)容要有新聞價(jià)值，而不是泛泛的宣傳資料。發(fā)放新聞稿的目的雖然是宣傳自己，但稿件宜盡量減少或避免宣傳味。
(2)、要交代清楚時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、后果等一些基本要素，并在最顯著的段落中寫入最需要讓記者了解的內(nèi)容。
(3)、要力求簡(jiǎn)潔明了，直切主題，減少套話和空話。發(fā)布一條新聞，一般寫一兩頁(yè)紙就夠了。
(4)、新聞稿的事實(shí)要求準(zhǔn)確，經(jīng)得住記者的挑剔，內(nèi)容不浮夸。
(5)遣詞用句要有吸引力。 關(guān)于這個(gè)問(wèn)題， 清華大學(xué)新聞與傳播學(xué)院副教授史安斌曾在講課中舉過(guò)一個(gè)例子：美國(guó)賓州政府要出臺(tái)一個(gè)《網(wǎng)絡(luò)隱私保護(hù)法案》，事先弄了一份新聞宣傳提綱。提綱開(kāi)頭是這樣寫的：“今天我們來(lái)介紹一下《網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)法案》的一些情況”。史安斌教授認(rèn)為這樣說(shuō)太直白，引起不了聽(tīng)眾的注意力。他認(rèn)為應(yīng)改為：大家在上網(wǎng)購(gòu)物時(shí)一定擔(dān)心過(guò)自己的信用卡會(huì)不會(huì)被盜用，這才有了現(xiàn)在這個(gè)《網(wǎng)絡(luò)隱私保護(hù)方案》。這樣能從聽(tīng)眾親身體驗(yàn)入手，喚起注意。
上述幾點(diǎn)，主要是著眼于新聞稿能引起記者注意，取得效果。如果一條新聞稿到達(dá)編輯和記者的手里，一下吸引了記者，他一定要看并可能采用；如果稿件沒(méi)有開(kāi)門見(jiàn)山，盡管稿件里面有新聞內(nèi)容，記者也不會(huì)耐下心來(lái)去研究，那么稿件將面臨被扔進(jìn)紙簍的危險(xiǎn)；如果稿件內(nèi)容有誤或有水分，記者便可能去炒作與稿件有關(guān)的負(fù)面新聞。新聞稿的發(fā)送，可以給每一家新聞機(jī)構(gòu)，爭(zhēng)取廣種薄收；也可選擇信息要傳達(dá)到的特定國(guó)家和地區(qū)的新聞機(jī)構(gòu)；有時(shí)只送給精心挑選的個(gè)別新聞機(jī)構(gòu)。因?yàn)槭切侣劯�，比較簡(jiǎn)明扼要，因此記者可能回過(guò)頭來(lái)咨詢更詳細(xì)的情況，作深入報(bào)道，這樣就可以進(jìn)一步向記者提供有關(guān)的背景資料和觀點(diǎn)，甚至可以接受記者的單獨(dú)采訪。
(三)非正式發(fā)布新聞的方式主要是：
(1)、公開(kāi)場(chǎng)合交談。 作為一個(gè)發(fā)言人，經(jīng)常會(huì)應(yīng)邀作客許多場(chǎng)合，如開(kāi)幕儀式或酒會(huì)等，而這些場(chǎng)合也常會(huì)邀請(qǐng)記者出席。一般而言，記者去這一類場(chǎng)合，并非或并不完全為了報(bào)道開(kāi)幕式或酒會(huì)，而是去捕捉他們感興趣的人物并在交談中挖掘新聞，或?qū)ふ倚侣劸�索。在這種場(chǎng)合，發(fā)言人有權(quán)不談?dòng)浾咛岢龅脑掝}。但作為發(fā)言人，從宣傳本部門工作，或從與記者建立良好關(guān)系的角度考慮，有時(shí)卻有必要與記者聊聊天。這樣，發(fā)言人不但有機(jī)會(huì)在記者面前樹(shù)立一個(gè)比較好的形象，而且能與記者建立良好的溝通關(guān)系，使他們?cè)趫?bào)道新聞時(shí)，掌握更多的知識(shí)和背景，在寫一些負(fù)面新聞時(shí)能夠更多地注意你的看法。
在這些場(chǎng)合與記者交談，需盡量使話題輕松一些，不對(duì)嚴(yán)肅的問(wèn)題輕易表態(tài)，因?yàn)槟闶诸^可能沒(méi)有詳盡的資料，或?qū)τ嘘P(guān)的政策把握不準(zhǔn)。同時(shí)，在這種場(chǎng)合談話很可能被其他事情打斷，影響你觀點(diǎn)的表達(dá)，容易讓記者斷章取義。所以，當(dāng)記者問(wèn)到嚴(yán)肅問(wèn)題的時(shí)候，如果你沒(méi)把握，可以坦誠(chéng)相告；或者給對(duì)方名片，約記者下次再談。
作為發(fā)言人，也常有“有話要說(shuō)”的時(shí)候。為了把一些想發(fā)布的內(nèi)容和觀點(diǎn)講出去，在公開(kāi)場(chǎng)合即使記者不提問(wèn)，也可主動(dòng)向記者透露消息或發(fā)表看法。
(2)、背景吹風(fēng)會(huì)。 背景吹風(fēng)會(huì)是一種非正式發(fā)布新聞的渠道。一般在遇到不愿炒熱，但又需在一定范圍內(nèi)傳播的問(wèn)題時(shí)采取背景吹風(fēng)形式。這種形式氣氛比較輕松，可邀請(qǐng)為數(shù)不多的記者，在一個(gè)小會(huì)議室或發(fā)言人辦公室里，甚至在咖啡廳或者飯桌上舉行。背景吹風(fēng)會(huì)的優(yōu)點(diǎn)是，因不如新聞發(fā)布會(huì)正式，能說(shuō)一些在正式場(chǎng)合無(wú)法說(shuō)的話，從而建立與記者的友好關(guān)系。吹風(fēng)會(huì)內(nèi)容的報(bào)道，可以有幾種情況：一是可以報(bào)道(on the record)和不可以報(bào)道(off the record)，有的內(nèi)容由于時(shí)機(jī)不成熟等原因，不供即時(shí)報(bào)道，只供報(bào)道時(shí)作背景參考；二是可具名(attributable)和不可具名報(bào)道(non-attributable)，也就是說(shuō)內(nèi)容是可以報(bào)道的，但不能講出消息來(lái)源，我們常見(jiàn)美國(guó)媒體報(bào)道稱國(guó)務(wù)院某高級(jí)官員、白宮某官員說(shuō)，即是這一種。是否可以報(bào)道，是否可具名事先要聲明。 背景吹風(fēng)會(huì)邀請(qǐng)的記者一般是小范圍的，應(yīng)邀者大多是一些具有代表性的媒體或關(guān)系融洽的記者。有時(shí)發(fā)言人只看中了電子傳媒，那也可只邀請(qǐng)電子傳媒的記者參加。
(3) 向個(gè)別記者提供重要信息。周總理1964年將12張關(guān)于中國(guó)第一顆原子彈的照片交給斯諾在日內(nèi)瓦發(fā)表，轟動(dòng)世界，影響比我們新華社發(fā)稿要大得多。
(4)請(qǐng)記者吃飯。通過(guò)請(qǐng)記者或有關(guān)人員吃飯的形式，傳遞或透露某些信息。
三、 新聞發(fā)布會(huì)與記者招待會(huì)的區(qū)別
新聞發(fā)布會(huì)與記者招待會(huì)是有區(qū)別的，但現(xiàn)在國(guó)內(nèi)對(duì)兩者的稱呼上有些混用。外交部每周舉行兩次新聞發(fā)布會(huì)，雖然頻繁，但對(duì)此基本也沒(méi)作區(qū)別。外交部新聞發(fā)布會(huì)也常被其稱之為外交部記者招待會(huì)。
實(shí)際上，新聞發(fā)布會(huì)，顧名思義，是發(fā)布新聞的活動(dòng)。一般由發(fā)言人先發(fā)布新聞，再回答記者提問(wèn)。而記者招待會(huì)往往不先發(fā)布新聞，而立足于回答記者提問(wèn)。
新聞發(fā)布會(huì)一般指政府或部門發(fā)言人舉行的定期、不定期或臨時(shí)的新聞發(fā)布活動(dòng)。規(guī)格較低，活動(dòng)時(shí)間較短，一般半小時(shí)至一小時(shí)左右。如外交部新聞發(fā)布會(huì)、國(guó)臺(tái)辦新聞發(fā)布會(huì)等等。 記者招待會(huì)更適用中央領(lǐng)導(dǎo)、部長(zhǎng)或部門領(lǐng)導(dǎo)人。如總統(tǒng)記者招待會(huì)、總理記者招待會(huì)、部長(zhǎng)記者招待會(huì)或大使記者招待會(huì)等等。
新聞發(fā)布會(huì)現(xiàn)在的趨勢(shì)是由發(fā)言人自己主持，自己發(fā)布新聞，自己點(diǎn)記者提問(wèn)、自己回答提問(wèn)。但記者招待會(huì)一般設(shè)一個(gè)主持人，主持人不回答問(wèn)題，回答記者提問(wèn)的是由他請(qǐng)來(lái)的總理、部長(zhǎng)或其他領(lǐng)導(dǎo)。也有例外，如美國(guó)總統(tǒng)的記者招待會(huì)，不設(shè)主持人，也不設(shè)座位，而是由總統(tǒng)本人站著回答問(wèn)題，并親自點(diǎn)記者提問(wèn)。
記者招待會(huì)時(shí)間一般較長(zhǎng)，一個(gè)多小時(shí)或更長(zhǎng)�；卮饐�(wèn)題的范圍更廣泛。因記者招待會(huì)權(quán)威性更高，所以更受媒體和公眾重視，記者出席的人數(shù)很多，影響也更大。在領(lǐng)導(dǎo)人的記者招待會(huì)上，出于禮貌，記者一般很收斂，不會(huì)發(fā)生在新聞發(fā)布會(huì)上常見(jiàn)的唇槍舌戰(zhàn)。
四、 新聞發(fā)布會(huì)如何準(zhǔn)備？
新聞發(fā)布會(huì)和記者招待會(huì)會(huì)前都應(yīng)做好充分準(zhǔn)備。發(fā)言人如事先不知記者會(huì)提什么問(wèn)題，從而進(jìn)行必要的準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)回答問(wèn)題就會(huì)瀕于應(yīng)付，處于被動(dòng)局面，甚至有表態(tài)失誤的可能，特別是發(fā)言人的講話，新聞媒體將予以廣泛報(bào)道，任何一點(diǎn)失誤都將造成極大的影響。在確定新聞發(fā)布會(huì)的目的后，就應(yīng)努力進(jìn)行準(zhǔn)備，首先必須要全面跟蹤和研究全世界的形勢(shì)， 既要注重宏觀研究，也要注重對(duì)具體事件和熱點(diǎn)問(wèn)題的微觀研究。要不斷跟蹤形勢(shì)的發(fā)展，掌握動(dòng)態(tài)，做到對(duì)每天發(fā)生的有關(guān)重大事件和媒體報(bào)道動(dòng)向心中有數(shù)，并對(duì)其背景、經(jīng)過(guò)、對(duì)我影響如何、事件的現(xiàn)象本質(zhì)以及內(nèi)在聯(lián)系都要了解清楚。只有搞清了這些問(wèn)題，發(fā)布工作的準(zhǔn)備工作才能做到有的放矢。
新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備工作的基本流程：
(1) 跟蹤和研究國(guó)內(nèi)國(guó)外有關(guān)輿情，做好日常調(diào)研工作。
國(guó)際國(guó)內(nèi)輿論對(duì)自己部門的工作有哪些看法？正面的有哪些？負(fù)面的有哪些？可能出現(xiàn)的又有哪些？哪些對(duì)我不利，需要澄清？哪些雖然對(duì)我不利，但不宜炒熱？哪些對(duì)我有利的信息被忽視掉了？這些都需要經(jīng)常性的跟蹤和分析。否則，在新聞發(fā)布會(huì)上既不知道記者會(huì)問(wèn)什么，也不知道我們?cè)趺椿卮鹦Ч谩?
跟蹤國(guó)際輿情，閱讀外刊外報(bào)、收聽(tīng)外臺(tái)、上網(wǎng)閱覽等，都是重要的渠道。充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外輿情后，就可有針對(duì)性地做準(zhǔn)備工作。
(2)了解出席新聞發(fā)布會(huì)記者的成份和特點(diǎn)
發(fā)言人對(duì)于哪些記者出席新聞發(fā)布會(huì)應(yīng)事先做到心中有數(shù)。來(lái)自不同性質(zhì)和不同國(guó)家媒體記者興趣點(diǎn)不同，提問(wèn)會(huì)有不同的側(cè)重點(diǎn)和角度。一般國(guó)內(nèi)記者主要關(guān)心國(guó)內(nèi)的問(wèn)題，香港、臺(tái)灣的記者更多關(guān)心本地區(qū)的問(wèn)題，西方記者問(wèn)的問(wèn)題涉及面廣，除外交問(wèn)題外，還非常關(guān)注中國(guó)國(guó)內(nèi)的政治、社會(huì)及經(jīng)濟(jì)等各方面的情況，并且提問(wèn)的角度較偏、有時(shí)刁鉆。了解哪些記者參加新聞發(fā)布會(huì)對(duì)預(yù)測(cè)記者可能提出哪些方面的問(wèn)題，從什么角度提以及對(duì)發(fā)言人臨場(chǎng)應(yīng)對(duì)至關(guān)重要。
(3) 準(zhǔn)備答問(wèn)口徑。 無(wú)論發(fā)言人對(duì)發(fā)布的新聞內(nèi)容多么熟悉，都要準(zhǔn)備答問(wèn)口徑。敏感問(wèn)題的口徑，常需要請(qǐng)示上級(jí)同意或與其他部門會(huì)簽；跨部門問(wèn)題的答問(wèn)口徑一般需要與有關(guān)部門協(xié)調(diào)確定或向上級(jí)請(qǐng)示。
(4) 準(zhǔn)備新聞背景材料。 有時(shí)，由于時(shí)間的限制，發(fā)言人在發(fā)布會(huì)上不可能所有想講的話都講完，尤其是一些解釋性的背景材料，并不是記者最感興趣的，卻是記者需要的。因此，如有可能，最好準(zhǔn)備一份與發(fā)布內(nèi)容密切相關(guān)的書(shū)面背景材料，使記者便于準(zhǔn)確報(bào)道有關(guān)內(nèi)容。背景材料的內(nèi)容，可以是發(fā)布會(huì)上發(fā)言人將要發(fā)布的詳細(xì)內(nèi)容加上政策闡述，也可以不是發(fā)言人直接講述的內(nèi)容。但無(wú)論如何，一定要與發(fā)布的內(nèi)容有直接關(guān)系。背景材料的撰寫，同樣需要注意新聞性，簡(jiǎn)明扼要，避免空話。
(5) 準(zhǔn)備多媒體資料。 除口頭和文字、圖片資料以外，還有更多直觀的形式可以幫助傳遞發(fā)言人要表達(dá)的信息，比如電視錄像片、多媒體圖表等，以便更能說(shuō)明問(wèn)題。
(6) 彩排。發(fā)言人在出席記者會(huì)前，還應(yīng)考慮與助手一起作一些彩排。一些與傳媒打交道很有經(jīng)驗(yàn)的老手，在接受采訪前都要一再彩排，而且每一次都這樣做。
(7) 最后，應(yīng)該跟蹤媒體對(duì)新聞發(fā)布會(huì)是如何報(bào)道的，反響如何，是否達(dá)到預(yù)期目的。通過(guò)跟蹤研究分析，進(jìn)行總結(jié)，從中找出不足和問(wèn)題，為下次發(fā)布會(huì)做準(zhǔn)備。
五、 新聞發(fā)布會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)的選擇
新聞發(fā)布會(huì)的目的就是為了造聲勢(shì)，擴(kuò)大影響，因此為了吸引更多的記者參加，提高記者的出席率，時(shí)間上就應(yīng)有選擇。首先，發(fā)布會(huì)一般應(yīng)安排在下午，這樣一方面是為了有更多的時(shí)間準(zhǔn)備，另外也更符合記者的生活習(xí)慣。許多國(guó)家新聞發(fā)布會(huì)也大都安排在下午。其次，避免周未或假日。第三，要避開(kāi)重要的政治事件和社會(huì)事件，媒體對(duì)這些事件的大篇幅報(bào)道任務(wù)會(huì)沖淡你的發(fā)布會(huì)的傳播效果。第四，如果要請(qǐng)外國(guó)記者，應(yīng)注意避開(kāi)外交部、國(guó)臺(tái)辦、和國(guó)務(wù)院新聞辦公室等部門的發(fā)布會(huì)和記者招待會(huì)。如選擇與這些部門新聞發(fā)布會(huì)時(shí)間同時(shí)進(jìn)行，外國(guó)記者出席率會(huì)大打折扣。
六、新聞發(fā)布會(huì)時(shí)間以多長(zhǎng)為宜？
新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間一定要掌握好�；粮裾f(shuō)，電視采訪一般在三分鐘。新聞發(fā)布會(huì)一般情況下時(shí)間也不應(yīng)過(guò)長(zhǎng)。半小時(shí)左右為宜， 最好不要超過(guò)一個(gè)小時(shí)。
另外，一般來(lái)說(shuō)，每次新聞發(fā)布會(huì)都有一個(gè)重點(diǎn)。有需要媒體多報(bào)道的，有希望媒體少報(bào)道的或不希望媒體炒作的內(nèi)容。時(shí)間太長(zhǎng)，易節(jié)外生枝，沖淡主題，影響預(yù)期目的。再則，新聞發(fā)布會(huì)不是做報(bào)告。做報(bào)告可以將一些問(wèn)題講深、講透。新聞發(fā)布會(huì)則不可能。并且，即使你長(zhǎng)篇大論，講透了也沒(méi)有用，因?yàn)橛浾卟粫?huì)將你的全文發(fā)表，他們只會(huì)從發(fā)布會(huì)中找?guī)讞l有新聞價(jià)值的消息發(fā)表。
國(guó)際上新聞發(fā)布會(huì)一般都在半小時(shí)到一個(gè)小時(shí)之內(nèi)。美國(guó)國(guó)務(wù)院的新聞發(fā)布天天進(jìn)行，發(fā)布會(huì)時(shí)間也只半小時(shí)。中國(guó)外交部的新聞發(fā)布會(huì)雖沒(méi)有時(shí)間限制，直到問(wèn)題問(wèn)完為止，但無(wú)如突發(fā)事件，一般發(fā)布會(huì)也在半小時(shí)左右結(jié)束。 (信蓮)
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